Buchhaltungsassistent/in im Studio

Über Woods Bagot – Architektur für die Zukunft

Wir gestalten Orte, die den Herausforderungen und Chancen unserer sich rasch wandelnden Welt gerecht werden. Unser Engagement für Entdeckungsfreude, Wirksamkeit und Gemeinschaft schafft nachhaltige, zukunftsorientierte Ergebnisse und erschließt das höchste Potenzial der Menschheit. Mit einer globalen Designkultur, die sich Kreativität, Widerstandsfähigkeit und Zielstrebigkeit verschrieben hat, stellen wir sicher, dass jedes Projekt zur Vision unserer Kunden beiträgt und künftige Generationen inspiriert.

Woods Bagot ist Teil des 7C Network. Das 7C Network ist ein integriertes Netzwerk von Design- und Architekturunternehmen, das „Total Place Design“ anbietet – einen ganzheitlichen Ansatz zur Schaffung transformativer Umgebungen. Es bündelt die Kompetenzen seiner Mitgliedsmarken – darunter Woods Bagot, ERA-co, Impact Futures und Customs Bureau –, um Dienstleistungen in 室内设计 Placemaking, Nachhaltigkeit, Architektur und 室内设计 sowie Luxuskonsepte anzubieten.

Über die Stelle

Die Rolle des Buchhaltungsassistenten im Studio ist von entscheidender Bedeutung, um den Studio-Buchhalter bei der Leitung und Beaufsichtigung von Unterauftragnehmern sowie bei der Projektverwaltung zu unterstützen.

Das nordamerikanische Unternehmen unterhält Studio-Standorte in New York, San Francisco und Los Angeles. Die kalifornischen Studios werden von einem in San Francisco ansässigen Studiobuchhalter unterstützt. Sowohl die Studios in San Francisco als auch in Los Angeles sind an mehreren Projekten beteiligt, bei denen Subunternehmer zum Einsatz kommen.

Hauptaufgaben:

Lieferantenrechnungen – Abstimmung und Buchung

• Rechnungen von Lieferanten und Unterauftragnehmern zusammenstellen, prüfen und in BST (das ERP-System von 7C) erfassen
• Die Budgets der Unterauftragnehmer pro Projekt überwachen, einschließlich der Ermittlung etwaiger Abweichungen von den genehmigten Budgets, und Änderungsanträge mit dem Projektleiter besprechen
• Fehlende Rechnungen anhand der Abrechnungen der Unterauftragnehmer ermitteln/anfordern
• Sofern Rechnungen noch ausstehen, sind die entsprechenden Rückstellungen für Projekt-Subunternehmer zu bilden
• Ad-hoc-Berichterstattung und Abstimmungsmaßnahmen für Projektleiter/das Management
• Abrechnungsfähige Kosten (Rechnungen von Unterauftragnehmern und Spesen der Mitarbeiter) nach Projekten erfassen

Rechnungsstellung bei Woods Bagot zum Monatsende

• Sammeln Sie alle Rechnungen/Quittungen als Belege für die Rechnung von Woods Bagot an den Kunden
• Unterstützung des Studio-Buchhalters bei der Rechnungserstellung

Zahlungen an Lieferanten

• Verfolgen Sie fällige Rechnungen von Lieferanten. (Entweder Rechnungen von Unterauftragnehmern, die der Kunde bezahlt hat, oder Rechnungen von direkten Beratern, deren Zahlung die Vorgesetzten genehmigt haben)
• Verfolgen Sie alle dringenden oder außerplanmäßigen Zahlungen, die getätigt werden müssen
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Zahlungsunterlagen zur Bezahlung von Unterauftragnehmern

Sie werden in der Lage sein, Folgendes nachzuweisen:

• 5–10 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Eine Qualifikation als Wirtschaftsprüfer (CA/CPA) oder eine gleichwertige Qualifikation ist von Vorteil.
• Fundierte Excel-Kenntnisse sind ein Muss.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) sowie die Fähigkeit, Interessengruppen einzubinden.
• Eine positive, proaktive Einstellung mit dem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.

So bewerben Sie sich

Bitte reichen Sie Ihren aktuellen Lebenslauf über unsereStellenanzeige ein. Ihre Bewerbung wird streng vertraulich behandelt.

Wir nehmen keine unaufgeforderten Lebensläufe oder Namen von Personalvermittlungsagenturen entgegen.

Zwingende Voraussetzung: Es ist zwingend erforderlich, dass Bewerber zum Zeitpunkt der Bewerbung um diese Stelle über eine Arbeitserlaubnis für die Vereinigten Staaten von Amerika verfügen.